备忘录

备忘录的涵义和用途


备忘录是记录有关活动或事务,起揭示或提醒作用,以免忘却的一种记事性文书。
备忘录可用于个人事务的记录,也可作商务谈判或业务合作的记录。

备忘录的特点


1.事务性。备忘录所记录的事项有两类:一类是如实记录现实中曾经发生过的事实真相,如记录商务谈判中双方所表达的承诺,一致或不一致的意见等;另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。
2.提醒性。即提示当事人避免忘却的特性。

备忘录的类型


备忘录可分为三种类型:
1.个人备忘录。即属于个人事务的备忘录,记录的事情其他人不参与。
2.交往式备忘录。这是记录人际之间活动的备忘录,这种备忘录必须真实地记录各种情况,包括对当事人有利或不利的情况。这类备忘录有商务谈判备忘录等。
3.计划式备忘录。即提醒将来之事的备忘录。

备忘录的结构和写法


(一)标题
标题通常有两种写法:一种直接写文种名称,即《备忘录》;另一种由单位、事由和文种组成,如《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。

(二)商务谈判备忘录正文
个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由,不拘一格,写下事项要点即可。
下面专门介绍商务谈判备忘录正文的一般写法。
1.导言。记录谈判的基本情况,包括双方单位名称、谈判代表姓名(与外商谈判需注明国别)、会谈时间、地点、会谈项目等。
2.主体。记录双方的谈判情况,包括讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法,通常采用分条列项式记录。
3.结尾。备忘录多数不另写结尾。

(三)商务谈判备忘录落款
由参加谈判的各方代表签字认可并标明时间。

备忘录的注意事项


1.注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别:一是效力不同。商务谈判纪要一经双方签字,具有一定的约束力,而商务谈判备忘录没有约束力,只起提示备忘作用。二是内容不同。商务谈判纪要中记的主要是谈判双方达成的主要的一致性意见,而商务谈判备忘录中记的则不一定是谈判达成的一致意见,是为了下一次谈判、洽谈或磋商而提示的问题。
2.内容要详实、具体而完备。
3.语言要朴实、准确。

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